Bereich: Changemanagement

Mit dem Podcast „Die PC-Arbeit ist für mich: total gruselig – total sexy – mal so, mal so, weil … – Mitarbeiterpartizipation bei der Einführung einer Branchensoftware“ nehme ich Sie mit in ein Digitalisierungsprojekt für ein Sozialunternehmen. Die Schlüsselfragen für dieses Projekt sind:

• Welche Vorteile hat Mitarbeiterpartizipation bei Digitalisierungsprojekten?
  
  
• Wie lässt sich Mitarbeiterpartizipation zielführend und einladend realisieren?

Hören oder lesen Sie einfach mal rein, wie dies bei Digitalisierungsprojekten bestens gelingen kann. 

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Podcast-Text lesen:

Die PC-Arbeit ist für mich: total gruselig – total sexy – mal so, mal so, weil … – Mitarbeiterpartizipation bei der Einführung einer Branchensoftware

„Die Anwender sind die Entscheider: so oder so“ – das war das ausschlaggebende Diktum des Direktors eines großen Sozialunternehmens: „so“, indem sie die Einführung der auszuwählende Softwarelösung tatkräftig mittragen werden – oder „so“, indem sie so lange wie möglich versuchen werden, mit den selbstentwickelten Excel-Lösungen weiterzuarbeiten. Die Schlüsselfrage für den Kunden war:

Wie nehmen wir deshalb die Anwender*innen bei der Auswahl und Implementierung einer Branchensoftware mit?

Ein süddeutsches Sozialunternehmen für Menschen mit Behinderungen konnte die Dokumentationspflichten und die Anforderungen von zig verschiedenen Kostenträgern nicht mehr mit dem Muster „pro Einrichtung eine Softwarelösung“ bewältigen. Ein Sozialunternehmen verantwortlich für fast 5.000 Bewohner*innen mit 4.500 Mitarbeiter*innen und 30 Standorten im Flächenstaat Bayern. 

Die IT-Lösung war, eine passende integrierte Branchensoftware für klientenbezogene Prozesse und Personaleinsatzplanung – einheitlich für alle Standorte und die Zentrale – auszuwählen und einzuführen. Soweit zur IT-Seite und jetzt zur schon erwähnten sozialen: 

• Wie überzeugen wir unsere Mitarbeiter*innen von diesem notwendigen, jedoch zunächst aufwendigen Lösungsansatz?
  
• Wie sorgen wir dafür, dass unsere Mitarbeiter*innen zukünftig bestens mit der neuen Branchensoftware arbeiten werden und können, die Software auch zu den Erwartungen und Anforderungen der Mitarbeiter*innen passt?

Die Lösung

Nun, sie, die zukünftigen Anwender*innen, wurden gefragt, was denn ihre Erwartungen und Anforderungen an eine neue Software seien. Im ersten Schritt entwickelte eine repräsentative Auswahl aller Mitarbeiter*innen ihre Ideen zu den Auswahlkriterien. Im zweiten Schritt verdichtete das Projektteam diese Ideensammlung zu handhabbaren und priorisierten Entscheidungskriterien. Diese Kriterien wurden nachvollziehbar in das Auswahlverfahren eingepreist. 

Und das Zusatzziel für den Prozess lautete dabei: Jeder Teilnehmer*in sollte möglichst zum überzeugten und überzeugenden Botschafter, zum Multiplikator des IT-Projektes werden – dementsprechend war die Beteiligung so überzeugend und einladend wie möglich zu gestalten.

Übrigens, das Projekt fand in Fachkreisen eine solche Resonanz, dass es im illustren Kreis der Eichstätter Fachtagung für Sozialinformatik an der Katholischen Universität Eichstätt Ingolstadt vorgestellt wurde. 

Die Maßnahme auf einen Blick 

Kundenbedarf und -ziel

• Mitarbeiterpartizipation bei der Auswahl und Implementierung einer Branchensoftware

Der Projektauftrag

• Konzeption des Gesamtprozesses und Moderation der sechs Workshops

Die Projektrealisation

• sechs Workshops zur Anwenderbeteiligung an verschiedenen Standorten
• Teilnahme von insgesamt gut 250 Mitarbeitern als repräsentativer Querschnitt aus der Gruppe der späteren Anwender

Und folgend in Eigenregie des Kunden

• anschließender Auswertungsprozess des Projektteams zum Bilden der Auswahlkriterien

Die Branche

• Sozialunternehmen

Ach so, ja … Schauen Sie einfach mal in die Projektdokumentation. Sie können sich sicherlich anregen und auch zum Schmunzeln bringen lassen.

Ihnen jetzt ein kräftiges Dankeschön fürs Zuhören!

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