Bereich: Changemanagement

Mit dem Podcast „Unsere Software live erleben – Anwenderbeteiligung bei einer SAP gestützten Organisationsentwicklung“ nehme ich Sie mit in ein großes Digitalisierungsprojekt – genauer gesagt ein SAP-Projekt für ein mittelständisches, weltweit agierenden Industrieunternehmen. Mein Anteil daran war: eine wirksame Beteiligung der Mitarbeiter*innen zu unterstützen. Die Schlüsselfragen auch über dieses Projekt hinaus lauten:

• Was sind die Vorteile bei einer SAP gestützten Organisationsentwicklung so früh wie möglich auf die Beteiligung der Anwender*innen zu setzen?
  
  
• Wie lässt sich diese Partizipation der Anwender*innen zielführend und einladend realisieren?

Hören oder lesen Sie einfach mal rein, welchen immensen Vorteil es hat, die zukünftigen Anwender*innen zu beteiligen und wie dies bestens gelingen kann.

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Podcast-Text lesen:

Unsere Software live erleben – Change-Projekt zur Anwenderbeteiligung bei einer SAP gestützten Organisationsentwicklung

„Unsere Software-Lösung: unsere Ergebnisse und Ihr Feedback“ und „Unsere Software-Lösung live erleben“ – so lauteten – bis auf die Wortungetüme jeweils am Anfang – die Titel zweier Großgruppenworkshops mit 200 und 150 Teilnehmer*innen und dies innerhalb von zwei Jahren. Aber …

Wieso tut sich ein Industrieunternehmen diesen Aufwand an, wenn es eh in einem ziemlich, ziemlich großen SAP-Projekt steckt?

Verschärfter internationaler Wettbewerb – kurzfristigere Kundenbestellungen – veränderte und wechselnde Losgrößen. Wie kann ein Industrieunternehmen auf diesen Kosten- und Flexibilitätsdruck reagieren? 

Natürlich: Schneller werden und Kosten senken! Folglich Arbeitsprozesse verschlanken, vereinheitlichen, modular und damit flexibler gestalten und dann zu digitalisieren, konkret die neu definierten Arbeitsprozesse in SAP abbilden. Als Last der (Unternehmens-)Geschichte kam noch hinzu, zwei unterschiedliche IT-Plattformen in die neue SAP-Lösung zu übersetzen. 

Also weit, weit mehr als ein SAP-Customizing, sondern eine SAP gestützte Organisationsentwicklung mit beträchtlichen Auswirkungen für ein Produktionsunternehmen. Ein Produktionsunternehmen mit insgesamt 3.700 Mitarbeitern, weltweit tätig mit 17 Standorten.

Bei diesem Projekt setzten die Geschäftsführung und die IT-Verantwortlichen weitsichtig auf zwei Aspekte: erstens auf ein frühzeitiges Beteiligen der zukünftigen Anwender*innen und zweitens auf ein lernendes Projekt – ein Projekt, das aus dem Dialog und dem Feedback der Mitarbeiter*innen lernen kann. Folglich die drei Leitfragen des Kunden:

• Wie können wir bei diesem Projekt unsere Mitarbeiter*innen, unsere Kollegen*innen frühzeitig mitnehmen?

• Wie können wir dabei für das Projekt lernen: Schwachstellen in den Prozessdefinitionen, in der Software-Lösung und Stolpersteine in der Umsetzung frühzeitig erkennen und beheben? 

• Wie schaffen wir bestens den Kulturwandel, der mit diesem Projekt verbunden ist? 

Diese dritte Frage drängte sich schnell auf. Denn technische Projekte solchen Ausmaßes haben erhebliche kulturelle und soziale Tiefenwirkungen. In diesem Fall: weg von einer gewachsenen Kultur des „firefighting’s“ hin zu der neuen Welt der Prozessorientierung – charakterisiert durch eine exzellente Prozessqualität, die kontinuierlich verbessert werden kann. 

„Halt, Moment mal“ – so aus der Perspektive mancher Anwender*innen eingewandt – „Werde ich in dieser neuen Welt noch gebraucht? Was soll meine Rolle, meine Bedeutung in der neuen Welt sein?“ – Hier kamen Befürchtungen und Unsicherheiten ins Spiel. 

Auch das gab den Ausschlag für die Antwort, wieso ein Industrieunternehmen sich so etwas antat – nein, besser gesagt, sich gönnte: einen Prozess der Anwenderbeteiligung über zwei Jahre mit zwei Großgruppenworkshops. Denn werden solche beteiligungsorientierte Change-Prozesse oder -Projekte gut gestaltet, dann wird erstens aus Partizipation Identifikation und zweitens aus Resonanz der Qualitätssprung für das Projekt. 

Die Lösung 

Beide Großgruppenworkshops waren die Foren …

• für den Dialogprozess mit der Geschäftsführung zum Sinn des Projektes und zur Rolle in der neuen Welt der Prozessorientierung 
• für das Vorstellen des Projektes zunächst mit den vorläufigen Zwischenergebnissen und dann mit dem „live erleben“, der digital gesteuerten zukünftigen Arbeitsprozesse
• für die Bitten um kräftiges Feedback, um Zuspruch und Widerspruch, das dann auch beides zugunsten des Projektes geschah
• für viele, viele Gespräche mit den Projektexperten*innen: mit Erklären, mit Fragen, mit Antworten und mit Aha-Erlebnissen auf beiden Seiten
• für viel, viel Anerkennung der Teilnehmer*innen hinsichtlich des Einsatzes ihrer Kollegen*innen im Projekt und in den Workshops
• und für die gut genutzte Möglichkeit des lernenden Projektes

Übrigens, geplant war nur ein Großgruppenworkshop. Der erste kam bei allen Mitwirkenden von der Geschäftsführung bis zu den Mitarbeiter*innen so gut an, dass zum Abschluss die Geschäftsführung den zweiten Großgruppenworkshop versprach. Ein Versprechen, das sich wirklich für alle gelohnt hat.

Die Maßnahme auf einen Blick 

Kundenbedarf und -ziel

• Anwenderbeteiligung bei einer SAP gestützten Organisationsentwicklung 

Der Projektauftrag

• Konzeption und Realisation der Informations-, Feedback- und Dialogprozesse zur Anwenderbeteiligung

Die Projektrealisation

• Co-Projektmanagement der Teilprojekte „Großgruppenworkshops“ im Rahmen des Gesamtprojektes
• Teilnahme am Lenkungsausschuss 
• Beratung zur Kommunikation der Veränderungsbotschaft
• Briefing des Vorstandes
• Trainings für die internen Moderatoren*innen
• Moderation des ersten zweitägigen Großgruppenworkshops für 200 Teilnehmer*innen mit einem Markt der Informationen 
• Moderation des zweiten zweitägigen Großgruppenworkshops für 150 Teilnehmer*innen mit „Workshops im Workshops“ für die bereichspezifischen Anwendungen  
• Moderation des Lessons learnt 

Die Projektdauer

• zwei Jahre

Die Branche

• Industrieunternehmen

Ihnen jetzt ein kräftiges Dankeschön fürs Zuhören!

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